Comment travailler et communiquer avec les japonais?

Contenu de la conférence

Entretiens commerciaux à l'oral et par emails.

Déroulement d'un entretien en face à face.

Notion de temps au Japon dans les négociations.

 

Conférencière

Valérie MOSCHETTI

Conseillère Principale pour Projets Énergétiques Internationaux et Affaires Publiques

Spécialiste du Japon

 
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Premiers contacts avec les Japonais, quelques règles à suivre.

Après plusieurs années passées au Japon, je constate que les Européens venant au pays du Soleil levant reproduisent très souvent les mêmes erreurs : ils ne comprennent pas toujours comment négocier et discuter avec les Japonais.

Voilà donc quelques petites « recettes » pour travailler et communiquer avec eux. Ces recettes qui ont certes fait leurs preuves, demandent tout de même une certaine vigilance, car les sociétés et les personnes sont différentes et chacune d’entre elles réclame des attentions particulières.

Communiquer à l’oral lors d’entretiens commerciaux

Lors de rendez-vous en face-à-face, il y a des incontournables et des faux-amis. Quels sont-ils ?

Les incontournables. Tout d’abord, il est nécessaire d’arriver (au moins) 5 minutes en avance : l’étiquette est très importante dans la société japonaise, qui accorde une grande place à la ponctualité et à la politesse. Arriver en retard donne une mauvaise image de la compagnie que vous représentez et de vous-même.

Avoir des cartes de visite. Ces dernières permettent aux interlocuteurs japonais de comprendre la hiérarchie au sein de votre groupe. Elles doivent être conservées précieusement et jamais annotées.

Avoir proposé et validé un agenda à l’avance. Il est important de préparer une réunion avec des Japonais très en amont : ces derniers auront déjà discuté entre eux tous les points que vous aborderez. Ne débordez pas sur le temps de rendez-vous, parce qu’ils ont des emplois du temps très serrés et que la circulation à Tokyo peut être dense jusqu’au lieu de votre réunion suivante !

La langue de discussion. Pour un premier rendez-vous, l’idéal est d’être accompagné par un interprète : il pourra décoder les manières de faire et vous orienter sur la meilleure façon de donner des réponses. L’interprète vous conseillera aussi sur le comportement à adopter et sur le rythme des négociations. N’oubliez pas de prévoir du temps avec lui (une demi-heure ou une heure) avant l’entretien afin de lui présenter les documents qui vont être utilisés pour qu’il puisse travailler sur le vocabulaire et se mettre d’accord avec vous sur certains termes qui pourraient prêter à confusion.

Enfin, munissez-vous de brochures à jour et attrayantes qui reflèteront la qualité de l’entreprise et des personnes présentes au rendez-vous.

Et quels sont les faux-amis ? Le hochement de tête tout d’abord. Il peut prêter à confusion. En effet, les Japonais hochent la tête pour indiquer qu’ils comprennent ce que vous leur dites et non pour montrer qu’ils approuvent vos propos.

La culture japonaise n’est pas une culture de confrontation, mais une culture de l’harmonie où l’on ne dit jamais « non » directement (il paraît d’ailleurs qu’il y a 16 façons de dire « non » au Japon). Un « non » se traduit par des propos plutôt vagues et indirects. Il est par conséquent important de reformuler pour vous assurer que vous êtes « sur la même longueur d’onde » que votre interlocuteur.

De même, n’hésitez pas à reformuler ce que vous avez compris (« voilà, j’ai compris que vous avez dit ceci et cela, … »). Il peut être utile de faire une conclusion après chaque point de votre agenda afin de vous sécuriser sur ce que vos interlocuteurs ont compris et exprimé.

Ne pas interrompre l’interlocuteur. C’est un réflexe français qui n’a pas sa place au Japon. En effet, en japonais le verbe est à la fin de la phrase. Il est impossible de véritablement savoir ce que la personne dit tant qu’elle n’a pas terminé sa phrase !

Ne pas craindre les silences. Les Japonais, entre deux phrases ou deux idées, s’arrêtent souvent quelques secondes. Une attitude qui peut vous déstabiliser mais qui a une importance capitale. Elle doit être respectée pour ne pas risquer de déstabiliser à votre tour votre interlocuteur et de rompre le lien. Le silence est ancré dans la culture japonaise et il a sa place dans des arts tels que la calligraphie, la cérémonie du thé ou encore l’art floral. Tous les silences ne doivent pas être à meubler…

 

De l’oral à l’écrit : des relations qui se poursuivent par email

Comme chez nous, les remerciements sont importants, prouvant notre engagement et notre intérêt dans la négociation.

Envoyer un compte-rendu détaillé de la réunion. C’est la meilleure façon de faire valider par votre interlocuteur ce qui a été dit, ce qui a été acté et également les prochaines étapes de votre négociation. Il est aussi important de réagir assez rapidement afin de ne pas laisser trop de temps entre un email et sa réponse pour montrer votre intérêt. Vous n’avez pas la réponse? Pas de panique ! Précisez simplement que vous êtes encore en phase de recherche d’informations.

Fixez un agenda à la fin de la réunion en face-à-face ou par email. Les Japonais aiment beaucoup planifier, et ce, sur la longue durée.

Pourquoi les négociations paraissent-elles si longues ? Il faut se rappeler que le Japon a longtemps été un pays fermé. Par ailleurs, la notion de groupe, et maintenant celle d’entreprise, conditionnent le fonctionnement du pays. Vous devez le comprendre pour convaincre l’équipe japonaise en interne, car la décision japonaise est collective : chaque individu a son importance et… son mot à dire. Partez du principe, simple, que, lorsque vous êtes un étranger, c’est à vous de faire les efforts nécessaires pour inspirer confiance.

Gagner la confiance des Japonais. Beaucoup de Français sont agacés par le nombre de documents à fournir et le nombre de détails demandés dans les discussions. Et pourtant, comprenez que pour les Japonais, chaque détail a son importance. Prenons l’exemple de l’écriture japonaise et des idéogrammes. Ces derniers sont composés de plusieurs traits, et chaque trait compte : si on enlève un élément, le mot a un tout autre sens. Il faut par conséquent maîtriser l’ensemble des données pour arriver à une solution. Une fois tous les détails donnés, vos interlocuteurs se sentiront en confiance. Plus vite le projet avancera, plus vite on pourra aboutir à une conclusion du contrat.

 

 Conclusion : s’adapter au Japonais pour se faire une place dans son monde

Donnez les informations nécessaires à votre interlocuteur et imprégnez-vous de sa culture pour évoluer avec lui.

N’hésitez pas à organiser des réunions régulières afin de vérifier que tout avance bien. C’est aussi la meilleure façon de prévenir les problèmes qui peuvent survenir et, en tous les cas, de les résoudre avant qu’ils ne prennent de l’importance.