Construire plus vite, de meilleures offres commerciales…

 

Contenu de la conférence

Gagnez en qualité avec une méthode de rédaction structurée, MRS, l’écrit intellisible®.

Gagnez en productivité avec une utilisation astucieuse de Microsoft Office et MRS Word.

Comment ça marche?

 

Conférencière

Céline Rey

Responsable du Développement de ARTECOMM

Vous pouvez solliciter un rendez-vous avec la conférencière.

 
 
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“Améliorer l’efficacité de tous les écrits professionnels”

 

Il était une fois Artecomm, une entreprise spécialisée dans l’écrit professionnel depuis 1996.

Son cœur de métier ?  Améliorer l’efficacité de tous les écrits professionnels et l’efficience des rédacteurs.  Ses outils ? Une méthode de rédaction structurée MRS, l’Écrit Intellisible® et une extension 100 % compatible MS Word®, MRS Word.

Artecomm a mis en œuvre ce savoir-faire dans le domaine des écrits commerciaux, à travers sa marque Offralia, La compagnie des offres®.

 

Comment fonctionnent les offres commerciales?

On se surprend souvent à adopter des modèles déjà façonnés. Or, fort est de constater que l’on peut perdre sur des figures imposées et gagner sur des figures libres.

Le « mémoire technique »

Ce dernier représente 70% de la note finale dans les appels d’offres modernes. Il y a, en effet, une offre financière, mais aussi technique. Et l’offre technique est une opportunité de se différencier, d’où l’importance d’un mémoire technique solide.

D’une manière générale, au niveau des écrits commerciaux, c’est vous qui êtes l’expert et qui êtes capable d’identifier si votre réponse est pertinente ou non. Sur un marché public, il est nécessaire d’être cohérent par rapport à votre produit, de préparer une réponse structurée qui est de plus associée à votre désir de vous différencier.

Et les éléments de réussite ?

Être structuré, s’insérer dans le marché et être cohérent avec la proposition de valeur. Respectez les exigences, prenez en compte les besoins, répétez-vous que vous êtes unique et travaillez votre présentation avec assurance.

La production de l’offre
Tout débute par la phase de préparation, s’illustrant par la collecte des besoins, la lecture du dossier de consultation et le plan de l’offre. Vient ensuite la phase de mise en œuvre qui comprend la rédaction de l’offre et sa vérification.

La rédaction
Le processus commence par la rédaction de contenu spécifique à forte valeur ajoutée (25%) qui répond au type client, et se poursuit par la réutilisation du contenu existant (75%), soit la présentation de l’entreprise, l’organigramme de l’équipe, les données sur le RSE, les chiffres-clés de l’entreprise et les services proposés.

 

Pour de meilleures offres commerciales : les clés de la réussite

Savoir gagner du temps astucieusement

Commencez par vous installer et vous posez ces deux questions : « Comment vais-je faire en sorte que la personne qui va me lire aura envie de me lire ? », « Comment vais-je rédiger, en deux heures de temps qu’il me reste, une offre au cordeau ? ».

Tout d’abord, il est toujours plus simple de rédiger seul qu’en équipe. Ensuite, il faut anticiper plusieurs aspects afin d’être plus rapide et plus efficient. Pour améliorer votre résultat, mettez en avant une offre de qualité (qualité de mise en forme et de mise en page), alliant la forme et le fond (« le fond et la forme au service du sens »). Envoyez un contenu propre avec des tableaux, des images, qui suivent la MRS, jouant sur un double-circuit de lecture afin de créer l’envie de lecture. Vous devez proposer une mise en forme propre, et donnez dès le début un pack de lecture au lecteur pour ne pas lui faire perdre son temps, et se donner toutes les chances possibles. Car, être lu, ça se mérite !

La matrice de conformité

Synthèse de l’offre, elle répond aux exigences du client, donne une forte valeur ajoutée tout en créant de la réassurance.

Comment améliorer mon résultat ?

« La forme, c’est le fond qui remonte à la surface ». Il faut donner « envie de lire » dès le premier coup d’œil grâce à un graphique différent. Ayez une démarche empathique et utilisez ainsi la chartre graphique pour vous identifier ou vous différencier. Vous pouvez, par exemple, vous servir d’une mise en forme MRS qui travaille avec un double circuit de lecture, avec à gauche tous les titres, et dans la page restante le corps de texte. Vous aurez ainsi trois niveaux de lecture à proposer :

  • Le premier pour déminer

  • Le second pour une personne qui recherche quelque chose de spécifique et qui s’aide des titres pour trouver l’information recherchée

  • Et le troisième, jouant avec les gras et les titres, pour collecter 70% des informations-clés.

Comment aller plus vite ?

ARTECOMM travaille avec des modèles documentaires déjà mis en forme, mais pas seulement. Nous pensons maîtriser Word, or nous ne connaissons que 20% des fonctionnalités de ce logiciel. Et si vous appreniez à aller plus vite dans le re-use (soit la réutilisation des informations informatiques) ? Nous pouvons vous aider à accélérer votre temps de frappe, par exemple, simplement en utilisant la correction automatique, une fonctionnalité très utile pour ceux qui rédigent de nombreux mails.

Il s’agit donc d’utiliser les astuces très basiques de Word® tout en réfléchissant sur comment accélérer les réponses par un processus. Vous avez la possibilité de capitaliser ce que vous utilisez comme contenu, créer une base de connaissance et aller récupérer les éléments en mode automatique.

 

Conclusion : se munir des bons outils

Finie la corvée de la mise en forme, vous pouvez désormais produire des documents très soignés facilement et en peu de temps !

Déjà plus de 7 000 personnes ont été formées, 6 000 extensions installées et plus de 1 200 utilisateurs satisfaits. Un dispositif unique en France et utilisable pour TOUS les documents. Une solution 100% Office, standard bureautique mondial, support de niveau 1 incluant Microsoft Word®. Vers une construction plus rapide de meilleures offres commerciales !