Les 10 actions Ressources Humaines à mener pour protéger son entreprise

Comment protéger son entreprise en matière sociale?

Les principales dispositions dans le domaine des Ressources Humaines à mettre en œuvre.

 

Conférencier

Michel CARNET

Partenaire chez MConseilsRH.

Ancien Responsable du Développement Social de IKEA France et ancien DRH de la Grande Récré

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La règlementation sociale est complexe et surtout elle est en évolution permanente.

Les dirigeants et les DRH le constatent tous les jours : l’entreprise se développe dans un environnement fait d’opportunités mais aussi de contraintes et de règles à respecter.

Le dirigeant ou le DRH qui souhaite protéger son entreprise en matière sociale, s’il ne l’a pas déjà fait, doit mener ces 10 actions :


1/ La mise en place de délégations de pouvoir

Le chef d’entreprise est doté du pouvoir disciplinaire et de gestion.

Il peut donc en qualité de dirigeant voir sa responsabilité pénale engagée dans plusieurs cas :

  • en cas de violation  des règles de santé

  • en cas de violation  des règles de sécurité

  • en cas d’entraves au fonctionnement de la représentation du personnel

  • en cas de discriminations

  • en cas de harcèlement moral ou sexuel

  • en cas de travail illégal

Ce sont des faits qui se produisent dans son entreprise bien sûr mais très souvent il n’en est pas à l’origine car cela peut être le fait d’un de ses salariés.

Pour éviter cela, le chef d’entreprise peut s’exonérer en partie de ces responsabilités quand il a délégué ses pouvoirs à un ou plusieurs de ses salariés.

Le chef d’entreprise ne peut jamais s’exonérer totalement de sa responsabilité de dirigeant mais il peut au moins et cela paraît être du bon sens, déléguer les domaines qu’il ne peut pas contrôler au quotidien.

La délégation de pouvoir va devoir lister précisément les domaines sur lesquels elle porte.

Pour être valable, dans ces domaines, le délégataire c’est-à-dire le bénéficiaire de la délégation doit avoir :

  • l’autorité

  • les compétences

  • et les moyens pour agir.

2/ La mise en place d’une charte informatique

Elle n’est pas obligatoire mais elle est essentielle pour protéger l’entreprise.

En effet, elle va permettre au chef d’entreprise d’informer ses salariés sur les usages qu’il autorise des moyens informatiques mis à leur disposition.

Il va les informer :

  • sur les règles de sécurité à respecter,

  • sur les mesures de contrôle mises en place

  • sur les sanctions que les salariés encourent s’ils ne les respectent pas.

En fait cela permet d’indiquer à chaque collaborateur qu’il a un rôle important à jouer dans la protection de la sécurité du système d’information de son entreprise.

En même temps dans la charte, il est utile de rappeler les règles relatives au Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles qui s’applique à toutes les entreprises depuis le 25 mai 2018.

Ce Règlement concerne tous les traitements de données personnelles dans l’entreprise qu’ils soient d’ailleurs sur fichier informatique ou sur fichier papier.

La charte est annexée au règlement intérieur et donc elle en a la même valeur.

3/ Inscrire dans le règlement intérieur une clause de neutralité politique et religieuse.

En principe, l’employeur ne peut pas décider d’une interdiction générale et absolue des pratiques politiques et religieuses.

Mais la loi travail de 2016 a donné la possibilité au chef d’entreprise de prévoir dans son règlement intérieur un principe de neutralité et donc de restreindre la manifestation des convictions des salariés.

Si ce n’est pas dans le règlement intérieur, ce principe ne peut s’appliquer !

Pour intégrer le principe de neutralité politique et religieuse, plusieurs conditions doivent être respectées :

  • Les restrictions doivent être justifiées par les nécessités du bon fonctionnement de l’entreprise

  • Elles doivent être proportionnées au but recherché.

4/ Mettre en place une charte sur le télétravail

Le télétravail se développe dans les entreprises.

Les ordonnances Macron et ses lois de ratification ont pris en compte cette évolution en créant pour les salariés un quasi-droit au télétravail dans la mesure où elles obligent l’employeur à motiver tout refus à une demande de télétravail.

En effet dorénavant, tout salarié quelque soit le poste occupé peut demander à son employeur de travailler à son domicile.

L’employeur n’est certes pas tenu d’accepter mais en l’absence d’accord d’entreprise ou de charte sur le sujet, il doit motiver son refus.

L’accord ou la charte a un double intérêt :

  • Elle évite à l’employeur les risques de discrimination : pourquoi accepter la demande d’un salarié plutôt que d’un autre. Sur quels critères ?

  • Elle évite à l’employeur d’avoir à motiver chaque refus. Si les conditions prévues dans l’accord ou dans la charte sont remplies, la demande de télétravail est acceptée, dans le cas contraire elle est refusée.

Cette charte permet aussi d’enrichir la politique sociale de l’entreprise. Elle peut être un élément de motivation pour les collaborateurs car le télétravail répond aux attentes de beaucoup d’entre eux. 

5/ Organiser les entretiens d’évaluation et les entretiens professionnels

L’entretien d’évaluation annuelle qu’on appelle aussi entretien annuel de performance ou entretien de développement des compétences n’est pas obligatoire mais il est indispensable.

D’un point de vue managérial, il est nécessaire pour les dirigeants et les managers qui veulent améliorer l’efficacité de leur organisation et motiver leurs collaborateurs.

Mais il est indispensable d’un point de vue juridique.

C’est l’entretien d’évaluation qui va légitimer les différences d’augmentation salariale, voir les écarts de rémunération.

La jurisprudence admet des écarts de rémunération lorsque la qualité de travail entre les collaborateurs est différente.

Une des manières de prouver de manière objective des différences de qualité de travail, c’est de s’appuyer sur les entretiens d’évaluation dès lors qu’ils se fondent sur des critères précis et objectifs.

L’entretien d’évaluation n’est pas l’entretien professionnel. Il est nécessaire d’organiser un entretien professionnel distinct de l’entretien d’évaluation.

Quel est l’objet de l’entretien professionnel ?

  • c’est d’accompagner le salarié dans ses perspectives d'évolution professionnelle (changement de poste, changement de qualification…)

  • c’est aussi d’identifier ses besoins de formation.

L’entretien professionnel lui par contre est obligatoire.

Il doit avoir lieu tous les 2 ans à partir de l'entrée dans l'entreprise, puis de la date de l'entretien précédent.

Et surtout tous les 6 ans, l'entretien professionnel doit permettre un état des lieux pour vérifier que le salarié a bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des 6 dernières années et qu’il a suivi sur cette période au moins une action de formation.

6/ Créer une procédure d’alerte

Les entreprises d’au moins 50 salariés doivent établir une procédure de recueil des signalements émis par les lanceurs d’alerte.

Un lanceur d’alerte est une personne qui va prendre connaissance d’un danger, d’un délit, d’un fait de corruption, de la violation d’une loi et qui va enclencher une alerte dans l’entreprise.

La procédure doit prévoir comment le salarié adresse son signalement à son supérieur hiérarchique, au dirigeant ou à un référent.

C’est ce référent interne ou externe à l’entreprise qui sera chargé de recueillir et de traiter les alertes.

La procédure doit prévoir notamment comment l’auteur de l’alerte est informé de la réception de son signalement, de la clôture des opérations de vérification. La procédure doit garantir la stricte confidentialité de l’auteur et doit mentionner l’existence d’un traitement automatisé des données.

En l’absence d’une telle procédure, il ne pourrait être reproché à un salarié de saisir directement les autorités judiciaires ou administratives ou les ordres professionnels.

7/ Assurer l’égalité professionnelle entre les Femmes et les Hommes

Avec la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018, le principe est maintenant acté : selon l’article L3221-2, tout employeur assure pour un même travail ou un travail de valeur égal, l’égalité de rémunération entre les femmes et les hommes.

Et en cas de différence, cette même loi impose à tous les employeurs, quelque soit l’effectif, de prendre en compte un objectif de suppression des écarts de rémunération entre les femmes et les hommes.

Les entreprises de plus de 250 salariés vont être tenues dès 2019 de publier chaque année des indicateurs relatifs à la fois aux écarts de rémunération et aux actions mises en œuvre pour les supprimer. Cette obligation sera étendue aux entreprises de 50 à 250 salariés, à compter du 1er janvier 2020.

Un décret va déterminer les indicateurs et le niveau de résultat à atteindre.

L’entreprise devra déterminer par accord ou à défaut par décision unilatérale les mesures qui permettront de corriger les inégalités.

Les entreprises d’au moins 50 salariés qui n’atteignent pas le niveau de résultat fixé par décret auront 3 ans pour se mettre en conformité, c’est-à-dire pour assurer l’égalité professionnelle.

A l’expiration de ce délai, un délai supplémentaire d’un an pourra être accordé et si des écarts persistent l’entreprise pourra être sanctionnée d’une pénalité fixée par l’administration pouvant atteindre 1% de la masse salariale.

8/ Mettre en place le droit à la déconnexion

Le « droit à la déconnexion » s’applique à tous les salariés depuis 2017.

Chaque employeur doit mettre en place des instruments de régulation de l’outil numérique afin d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle et familiale de ses salariés.

Pour mettre en œuvre ces mesures, la priorité a été donnée à la négociation avec les partenaires sociaux.

Mais à défaut d’accord, le chef d’entreprise doit rédiger une charte qui est destinée aux salariés et à l’encadrement et qui doit prévoir des actions de formation et de sensibilisation à l’usage des outils numériques.

En cas de non-respect, quels sont les risques pour l’employeur ?

Il est pénal en cas de refus de négocier mais aucune sanction n’est prévue en l’absence de charte.

Toutefois en cas de contentieux individuels, il pourra être reproché à l’entreprise un manquement à son obligation de sécurité notamment en cas de harcèlement ou d’épuisement professionnel.

Et les conventions de forfait annuel en jours pour les cadres pourront aussi être remises en question.

9/ Employer des travailleurs handicapés

Toute entreprise de plus de 20 salariés doit posséder dans ses effectifs au moins 6% de travailleurs handicapés.

La loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018 apporte de nombreuses modifications aux modalités de mise en œuvre de cette obligation.

Tout d’abord pour les entreprises à établissements multiples et notamment celles dont les établissements employaient moins de 20 salariés, le changement est d’importance puisque dorénavant l’obligation s’apprécie globalement et non plus établissement par établissement.

La déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés sera effectuée au moyen de la DSN (Déclaration Sociale Nominative) et ceci pour toutes les entreprises même celles qui emploient moins de 20 salariés.

La possibilité de s’acquitter partiellement de son obligation en passant des contrats de sous-traitance avec des ateliers protégés est supprimée.

La loi privilégie l’embauche directe de travailleurs handicapés et l’accueil de stagiaires en situation de handicap sera plus valorisé.

Enfin le taux obligatoire de 6% pourra être révisé tous les 5 ans par décret en fonction de la part de personnes handicapés dans la population active.

10/ Mettre en place le CSE

Le Comité Social Economique doit être mis en place dans les entreprises d’au moins 11 salariés au plus tard au 1er janvier 2020.

Ses missions et ses compétences sont différentes entre d’une part les entreprises de 11 à 49 salariés et d’autre part les entreprises à partir de 50 salariés.

Pour les entreprises de plus de 50 salariés, le CSE regroupe les attributions du CE, des DP et du CHSCT.

La réforme mettant en place le CSE apporte de nombreuses modifications comparé aux anciennes instances représentatives du personnel.

Pour n’en citer que les principales :

  • Les suppléants ne participent plus d’office aux réunions

  • Les crédits d’heure peuvent être cumulés et mutualisés

  • Beaucoup d’expertises prévoient une prise en charge partielle sur le budget du CSE

Mais on peut retenir aussi et peut être surtout que la nouvelle loi offre de nombreuses possibilités aux entreprises par accord de déroger aux règles fixées par la loi.

Par exemple un accord peut définir une autre périodicité qu’annuelle aux consultations obligatoires. Un accord peut modifier le nombre de représentants dès lors que le crédit d’heure global est respecté.

Tout dans la loi doit donc inciter l’employeur à réfléchir en amont de l’élection à la composition et au fonctionnement de la représentation du personnel qui est la plus adaptée à son contexte. 

Un accord sur le dialogue social peut être un bon moyen de régler tous ces sujets.


Alors en conclusion, comme vous le constatez les obligations qui pèsent sur l’entreprise sont nombreuses.

Nous avons traité ici 10 thèmes mais nous pourrions en aborder une cinquantaine sans difficulté.

Par exemple nous aurions aussi pu traiter des sujets comme la couverture santé, les clauses du contrat de travail, le document d’évaluation des risques, les formations obligatoires…

Pour aider l’employeur dans cette complexité et ces évolutions permanentes, un audit social peut être un bon outil. Cela va lui permettre de déterminer les points sur lesquels l’entreprise est en risque et qui justifient une action rapide.