La Réuniologie : Pour passer de l’injonction à l’action

Contenu de la conférence

Vos réunions : comment se passent-elles?

Dans quel état d'esprit les quittez-vous?

Vous voulez changer quelque chose, la Réuniologie pourrait vous y aider et faire de chacune de vos réunions un moment à la fois productif, engageant et apprenant.

 

Conférencier

Louis VAREILLE

Président de l'Ecole Internationale de Réuniologie

Vous pouvez solliciter un rendez-vous avec le conférencier.

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Contenu du Replay

La Réuniologie : Pour passer de l’injonction à l’action

 

La Réuniologie est une discipline lancée en 2017.

Elle vise à faire évoluer les pratiques en réunion. Avec pour promesse de faire de chaque réunion un moment à la fois productif, engageant et apprenant.

Dans un grand nombre d’organisations, existent de vraies marges de progrès.

Un manager français passe en moyenne 9 heures par semaine en réunion et considère que seules 50% des réunions auxquelles il assiste sont efficaces.

Au-delà de rendre les réunions plus efficaces, la mise en œuvre de la Réuniologie développe chez les individus des comportements vertueux qui vont transformer leur expérience dans un collectif : plus d’écoute, plus de courage pour dire, plus d’action.

Les missions d’accompagnement démarrent systématiquement par un diagnostic pour découvrir les pratiques, la culture et proposer ensuite des interventions qui portent sur la mise en œuvre de gestes simples, applicables immédiatement.

 

 

Présentation du Modèle de la Réuniologie.

La promesse

Le Modèle fait référence tout d’abord à la promesse de la discipline : faire de chaque réunion un moment à la fois productif, engageant et apprenant.

Des réunions productives, qui vont permettre d'atteindre un résultat tangible défini à l'avance. Quel que soit le type de la réunion, ce résultat peut être explicité. Qu'il s'agisse de prendre une décision, de produire des idées, ou d’obtenir un engagement.

Des réunions engageantes. Il s'agit de concevoir et mener la réunion de manière à ce que tous les participants puissent effectivement y contribuer et se sentir embarqués dans la dynamique.

Assurer que la réunion sera engageante est une question à se poser lors de sa conception.

Des réunions apprenantes. Une réunion correctement menée peut et doit devenir une source d'apprentissage, non seulement sur le contenu, mais encore plus sur la méthode.

Des réunions productives, engageantes et apprenantes. C’est la promesse !

 

Pour quels bénéfices ?

Tout d'abord, des bénéfices pour l'organisation.

Une bonne réunion va permettre de contribuer à l'alignement et au développement d’une culture collective.

Et bien entendu, il existe des bénéfices pour l'individu également, c’est-à-dire vous et moi.

Une réunion réussie permet à ses participants de contribuer aux projets et choix de l’organisation, et en même temps constitue une opportunité pour développer ses compétences.

Ces bénéfices qui portent sur l’organisation et l’individu sont synergiques.

 

Vision

Ces bénéfices se mettent au service d’une vision où il est question d’efficacité collective et d’épanouissement personnel.

 

 

Trois fondamentaux

La mise en œuvre du Modèle passe par trois fondamentaux.

Le premier fondamental fait référence à l'existence d'un cadre.

Toute activité collective nécessite un cadre. Que ce soit une situation professionnelle, un sport ou une activité artistique collective, il convient de poser des règles qui vont créer un espace accepté par tous et dans lequel vont pouvoir s'exprimer les talents et aptitudes de chacun.

Deuxième fondamental, la présence.

A un moment où tout s'accélère, où les sollicitations externes deviennent permanentes, il devient de plus en plus difficile d'être présent. Présent pour de vrai. Or, si l'on souhaite créer une dynamique collective où chacun va pouvoir participer à quelque chose de plus grand que lui, la présence est bien indispensable.

Et enfin, un troisième fondamental, l’écoute.

Mon Dieu qu'il devient difficile d'écouter et de prendre le temps de laisser quelqu'un continuer à verbaliser son raisonnement, avant d'avoir envie de l'interrompre ou d’évoquer sa propre expérience.

Écoutons pour comprendre, et non pour répondre.

Écoutons pour permettre à l'autre de déployer sa pensée.

 

Les secrets

Passons maintenant aux secrets. Il y en a trois.

Le premier consiste à « Commencer par la fin »

Toute réunion doit se définir par sa fin, son résultat final. Et c'est en étant clair sur cet objectif, dès la conception, que l'on va pouvoir construire l’ordre du jour et sélectionner les participants. C'est en étant clair également sur l'objectif au démarrage que l'on va rendre productive l’interaction.

Deuxième secret : « Tout le monde joue ».

L'idée est d'être sûr que chacun va avoir un rôle à jouer avant, pendant et après la réunion.

Cela va impacter dès la conception le choix des participants et ensuite l'animation et le déroulé de la réunion.

Le troisième et dernier secret : « Faire mieux demain ».

A partir du moment où l'on considère que la réunion est un procédé de production d'engagements, d'idées ou de décisions, il convient de travailler sur l’amélioration continue de ce procédé.

Ainsi, chaque réunion doit se terminer par une évaluation.

Il s’agit d’évaluer le résultat obtenu, ainsi que la manière avec laquelle les ressources ont été utilisées.

C’est comme ça que vous pourrez identifier des pistes et actions pour faire mieux la prochaine fois.

J’attire votre attention sur un point important !

Ces trois secrets s’appliquent avant, pendant et après la réunion.

 

Le cadrage

Un geste essentiel pour toute réunion.

Le cadrage temporel.

Cela consiste à indiquer la durée prévue pour la réunion.

« Nous avons prévu de finir à 16h00. Est-ce que tout le monde a cela en tête ? »

Soyez clairs et surtout écoutez bien les retours.

Mieux vaut savoir au démarrage que l’un des acteurs clés de la discussion doit partir 30 minutes avant la fin.

Cela donne l’opportunité de réorganiser l’ordre du jour.

Ce cadrage temporel marche aussi pour un échange, même court.

« J’ai besoin de te parler de ce projet. Est-ce que tu as 20 minutes ?»

C’est aussi au démarrage de la réunion, qu’il convient de préciser les éléments logistiques comme l’accès aux visuels, les pauses …

Toutes ces indications vont créer de la certitude pour les participants et contribuer à leur présence effective.

 

Des questions auxquelles vous trouverez des réponses dans le Replay.

Quel type de formation proposez-vous ?

Quelle doit être la durée des réunions ?

Quels indicateurs utiliser pour les réunions ?

La Réuniologie pour les associations ?

La Réuniologie dans les start ups ?

La Réuniologie dans le monde militaire ?

Par où commencer ?

Formez-vous des experts réuniologues ?

Comment gérer les réunions à distance ?